Regroupement de résultats pour des scénarios sélectionnés (versements, intérêts, variations de capital et soldes)

Il s'agit d'un regroupement sommaire ou détaillé des résultats d’un groupe de scénarios. Les données peuvent être regroupées sur une base semestrielle, trimestrielle, mensuelle, au 13 semaines, au 4 semaines ou hebdomadaire. La durée du rapport peut être de 1 à 10 ans (*).

Aucune limite quant au nombre de scénarios permis pour ce genre de rapports. Par exemple, on peut demander à ANNUI-T de regrouper les résultats de 250 emprunts sur une base mensuelle, pas de problème !

ANNUI-T inclut un outil pour calculer les taxes de vente de n'importe quelle province au Canada.

Cet écran est composé de deux onglets puisque deux choix de calculs sont offerts. Le premier sert à calculer les taxes incluses dans un déboursé qu'il faut comptabiliser. Ceci s'avère utile lorsque l'on ne dispose pas d'une facture détaillée pour un déboursé (reçu de restaurant, stationnement, taxi, etc).

Aussitôt que l'on sélectionne la province, le logiciel affiche le taux de TPS et le taux de taxe provinciale normalement en vigueur dans cette province. On peut tout de même modifier ces taux et indiquer s'il s'agit ou non de taxes récupérables pour l'entreprise. Ensuite, il suffit d'inscrire le montant total du déboursé et s'il y a lieu, le montant de pourboire ou de tout autre montant non taxable inclus. Le logiciel calcule alors le montant avant taxes ainsi que les taxes de vente. A noter qu'il est permis de modifier le montant avant taxes ainsi que le montant de TPS incluse.

Comme on peut le constater dans l'illustration suivante, le logiciel affiche également les différents montants à comptabiliser. On y retrouve même une section pour le traitement fiscal des frais de représentation. Rappelons que pour les frais de représentation, on ne peut normalement réclamer que 50% des taxes récupérables (le montant non récupérable étant habituellement ajouté à la dépense).

Le fonctionnement du deuxième onglet de cet écran est semblable au premier et sert à calculer les taxes de vente sur un montant (en spécifiant qu'une partie du montant est non taxable si on le désire). Évidemment, cet outil peut servir pour dresser une facture de revenu mais aussi dans d'autres situations.

Par exemple, lorsqu'on achète plusieurs items dans un magasin, il arrive parfois que, sur la facture, certains items sont des dépenses d'entreprise alors que d'autres représentent des dépenses personnelles. Avec ANNUI-T, il suffit alors d'inscrire le montant total admissible avant les taxes. Ensuite, le logiciel affiche le détail de la transaction (montant avant taxes, TPS, taxe provinciale et montant total) ainsi que les montants à comptabiliser.

ANNUI-T Plus 8.0 contient également un module tout à fait exceptionnel pour la compilation de déboursés.

Cet outil est un genre de journal caisse-déboursés dans lequel on réparti les montants dans des colonnes dont la plupart sont définies par l'usager. Il est idéal pour compiler des comptes de dépenses d'employés ou d'administrateurs, des relevés de cartes de crédits, etc.

Prenons le cas d'un compte de dépenses. Comme on le sait, pour sauver du temps, au lieu d'enregistrer une écriture comptable pour chacun des déboursés, il est préférable de compiler les déboursés et de n'enregistrer que les totaux par une seule écriture comptable. Dans ces circonstances, plusieurs personnes ont l'habitude d'utiliser un chiffrier électronique (par exemple, le logiciel Excel).

Cependant, ANNUI-T procure un outil beaucoup plus flexible, qui ne requiert aucune connaissance de programmation et qui est beaucoup mieux adapté pour ce genre de tâche.

Il est possible de sauvegarder ces compilations et par conséquent, de les éditer au besoin. D'ailleurs, une fois que l'on a configuré un modèle, il devient facile de s'en servir de nouveau pour d'autres compilations futures.

Comme on peut le constater dans les illustrations suivantes, la grille de compilation de déboursés du logiciel ANNUI-T ressemble à un chiffrier. Elle est composée de plusieurs colonnes dont certaines peuvent être définies par l'usager. Dans cette grille, il s'agit d'inscrire la date du déboursé, une brève description et le montant total payé (incluant les taxes).

Il est possible de faire des recherches dans la colonne des descriptions de déboursés. Après avoir inscrit les caractères recherchés, il suffit de cliquer sur la loupe. S'il existe au moins une autre description contenant le libellé recherché, en cliquant de nouveau sur la loupe, le curseur est repositionné sur la prochaine ligne contenant ce libellé.

De plus, en cliquant sur "A-- >Z", on peut classer les lignes de déboursés selon les dates, selon les montants ou encore par ordre alphabétique des descriptions (ce qui peut permettre d'obtenir les déboursés classés par fournisseur en autant que l'on incrit toujours le nom du fournisseur au début d'une description).

Aussitôt que l'on inscrit un montant, ANNUI-T calcule les taxes et les crédits de taxes (selon la province sélectionnée) mais on peut tout de même modifier le montant avant taxes ainsi que le montant de TPS. Ensuite, il faut indiquer la colonne à affecter pour ce déboursé (ex : Fournitures de bureau). Lorsque la colonne à affecter est celle des frais de représentation (colonne qui est prédéfinie dans cette grille), le logiciel met automatiquement 50% des taxes récupérables dans les colonnes de crédits de taxes. Notons qu'il est tout de même possible de modifier le pourcentage d'admissibilité des frais de représentation.

Par ailleurs, il est permis d'affecter plusieurs colonnes pour un même déboursé car il arrive souvent que sur une facture, plusieurs items doivent être comptabilisés dans des postes différents. A noter aussi qu'il y a toujours une colonne "Divers". D'ailleurs, lorsqu'un montant se retrouve dans la colonne "Divers", dans la colonne suivante, il est possible de sélectionner un compte de grand-livre pour lequel aucune colonne n'avait été définie dans l'onglet "Configuration".

D'ailleurs, dans ces circonstances, dans la dernière partie de l'écran, le logiciel fait la répartition des montants de la colonne "Divers" en créant une colonne pour chaque compte de grand-livre ayant été affecté par un montant de la colonne "Divers". C'est pourquoi, dans l'onglet "Comptes de GL", il est important de lister tous les comptes de grand-livre que vous êtes susceptible d'utiliser dans vos compilations de déboursés.

Comme il se doit, cette grille de compilation de déboursés est très flexible. Ainsi, on peut ajouter des lignes, en insérer ou en effacer. De plus, à la sortie de l'onglet «Déboursés», le logiciel classe lui-même les entrées selon l'ordre des dates.

Dans le module de compilation de déboursés, on y retrouve également un onglet pour afficher l'écriture comptable. Il est même possible de créer un fichier contenant l'écriture comptable. Ce fichier peut alors être importé par plusieurs logiciels comptables tels Accpac, Acomba, Avantage, MYOB, QuickBooks, Simple Comptable, etc.

Dans ce module, on peut même regrouper (consolider) des compilations de déboursés. Par exemple, si on a 12 compilations de déboursés mensuels que l'on a sauvés dans 12 fichiers distincts, on peut ainsi les regrouper dans un seul fichier pour ensuite faire des ajouts ou des modifications et sauver le fichier consolidé.

Notons que le logiciel fait automatiquement la gestion des colonnes si les compilations à regrouper n'ont pas la même structure de colonnes. Le regroupement est effectué selon la compilation modèle choisie. En fait, le logiciel procède selon les numéros de grand-livre des colonnes. Si une colonne de la compilation modèle ne comporte pas de numéro de grand-livre, le regroupement pour cette colonne est basé selon le titre. Si un montant était dans une colonne mais que celle-ci n'existe pas dans la compilation modèle, ce montant se retrouvera dans la colonne "Divers". Par contre, si la colonne de la compilation d'origine portait un numéro de grand-livre, il y aura tout de même une affectation de ce compte car celui-ci sera sélectionné dans la colonne suivant la colonne "Divers".

Les images suivantes illustrent des exemples d'autres colonnes de cette grille de compilation:

Onglet "Configuration" de cette grille de compilation de déboursés:

Onglet "Comptes de GL" de cette grille de compilation de déboursés:

Onglet "Écriture comptable" de cette grille de compilation de déboursés:

ANNUI-T Plus 8.0 contient également des modules s'adressant aux comptables en pratique publique (feuilles de travail).

En fait, ces modules permettent de créer des feuilles de travail servant à documenter leurs états financiers. A remarquer que l'usager peut sauvegarder ces feuilles de travail.

Notons que les feuilles de travail sont dynamiques. Ainsi, avec le bouton "Cédule", il est possible, à partir d'une feuille de travail, d'aller voir et même de modifier la cédule de n'importe quel scénario sélectionné pour le rapport. En revenant dans la feuille de travail, pour refléter les changements, il suffit de cliquer sur le bouton "Actualiser".

On peut également ajouter des scénarios pour le rapport ou encore en retirer. Par conséquent, grâce à toute cette flexibilité, au lieu de commencer une nouvelle feuille de travail à chaque année, il s'agit d'ouvrir la feuille de travail de l'exercice précédent, de faire les modifications requises (s'il y a lieu) et d'actualiser les résultats en inscrivant la nouvelle date de calculs.

Les feuilles de travail du logiciel ANNUI-T visent à procurer des économies de temps et à minimiser le risque d'erreurs. De plus, ces outils peuvent contribuer à améliorer la standardisation des méthodes de travail. Par ailleurs, pour ceux qui utilisent le logiciel CaseWare, il est même possible d'exporter ces documents dans leur dossier CaseWare.

Voici certaines feuilles de travail qu'il est possible de générer avec ANNUI-T Plus 8.0:

 Intérêts courus

Cette procédure sert à calculer les intérêts courus d'un groupe de scénarios à une date quelconque. Ce genre de rapport sert surtout lorsqu'on doit dresser des états financiers. D'ailleurs, les intérêts courus découlent du principe comptable du rapprochement des revenus et des dépenses.

 Remises de capital de 5 années

Cette fonction sert à dresser le rapport des remises de capital des cinq (5) prochains exercices financiers. Ce type de rapport s'adresse essentiellement aux comptables car il sert à produire la note aux états financiers traitant de la dette à long terme.

Pour chaque emprunt sélectionné, on retrouve une description sommaire ainsi que les montants de remise de capital pour chacune des 5 années. Comme il est d'usage, ces données sont arrondies.

Enfin, tout comme pour le rapport des intérêts courus, il est permis de modifier les montants calculés par le logiciel. Pour ce faire, il suffit de positionner le curseur sur le montant à changer et d'inscrire le montant désiré.

 Sommaire de la dette à long terme

Cette feuille de travail fournit également plusieurs informations servant à la préparation des états financiers et de la note sur la dette à long terme.

Les images suivantes illustrent les autres colonnes que l'on retrouve dans cette feuille de travail:

Cette feuille de travail a pour but de déterminer le montant de la dette à long terme qui doit être présenté dans le passif à court terme du bilan ainsi que celui à présenter dans le passif à long terme selon les directives du Comité sur les problèmes nouveaux (CPN-122). Rappelons que ces directives doivent être appliquées pour tout exercice débutant le 1er janvier 2002 ou après.

L'image suivante illustre les autres colonnes que l'on retrouve dans cette feuille de travail:

Ce module sert à déterminer la façon de traiter un contrat de location au niveau comptable selon les normes énumérées au chapitre 3065 du Manuel de l'ICCA (location-acquisition ou location-exploitation). L'analyse peut être effectuée du point de vue du locataire ou encore du bailleur.

L'exemple ci-dessous illustre une analyse du point de vue du preneur (locataire). Comme il se doit, du point de vue du preneur, 4 critères sont considérés. A noter que le logiciel permet, en autre, de calculer le taux implicite du contrat de location et la valeur présente des "paiements minimums exigibles en vertu du bail".

Une fois que l'on a inscrit les informations nécessaires pour l'évaluation des 4 critères, il s'agit de sélectionner l'onglet "Conclusion" pour obtenir un sommaire de l'analyse ainsi qu'une opinion sur la nature du contrat de location.

 Sommaire des obligations de location

Toujours dans le cadre de la préparation des notes aux états financiers, cette feuille de travail permet d'obtenir plusieurs informations financières relatives aux contrats de location. Notons qu'il y a une option pour choisir ou non d'arrondir les données au dollar près.

Pour chacun des scénarios de location sélectionnés, on obtient, entre autre, les intérêts payés au cours de l'exercice financier, les soldes au début et à la fin de l'exercice financier, les loyers des 5 prochains exercices financiers, le total des intérêts, etc.

Dans les illustrations suivantes, en lisant les titres des colonnes, on peut remarquer toutes les informations disponibles.

Tout d'abord, cette fonction permet d'importer, dans un logiciel comptable (Accpac, Acomba, Avantage, MYOB, QuickBooks, Simple Comptable, etc), les écritures comptables générées par le logiciel ANNUI-T avec le Compilateur de déboursés (comptes de dépenses, relevés de cartes de crédit, etc).

Cette possibilité de générer des écritures comptables sert également pour tous ceux qui doivent régulièrement effectuer un grand nombre d'écritures comptables relatives aux emprunts, locations ou placements (prêteurs, entreprises offrant le financement de leurs produits ou des contrats de location-acquisition, etc). En effet, ANNUI-T Plus permet de générer ce genre d'écritures comptables et de créer un fichier d'écritures comptables qui pourra être importé dans plusieurs logiciels comptables.

Il s'agit de sélectionner les scénarios désirés pour le lot d'écritures comptables et l'intervalle de temps (date de début et date de fin de l'intervalle).

Comme il est tout à fait normal de faire des erreurs, le logiciel ANNUI-T permet même de renverser un lot d'écritures comptables. Par conséquent, si jamais vous avez exporté et reporté des écritures dans votre logiciel comptable et que celles-ci comportent des erreurs, il est toujours possible de les annuler pour ensuite pouvoir refaire les écritures correctement.